Zur PaperOffice Startseite
Documentopslag in overeenstemming met certificering en GOBD

Met certificering en goedkeuring voor 's werelds twee hoogste digitaliseringsnormen, GOBD (voorheen GDPDU) en DSGVO (EU-GDPR), staat u met PaperOffice gegarandeerd aan de veilige kant.

Wij leiden u door de juridische jungle, ontmaskeren marketing-halve-kennis en leggen uit waarom PaperOffice uw perfecte documentbasis is voor alle wettelijke vereisten.

Maakt uw leven gemakkelijker

PaperOffice centraliseert al uw informatie in uw nieuwe digitale kantoor. Gegarandeerd zeer veilig zonder cloud, razendsnel met een eigen zoekmachine, intelligent met ingebouwde KI-verwerking en eenvoudig te integreren in elke omgeving.

Alles in één software

Met meer dan 740 ingebouwde functies, API en OnlineServices lost PaperOffice elke taak voor u op, integreert het zich naadloos in uw werkomgeving en staat het altijd aan uw zijde. Niemand biedt u zoveel zonder add-on modules in één software.

Een echte tijdsbespaarder

Nooit meer zoeken, nooit meer wachten, nooit meer afhankelijk zijn van anderen. Met PaperOffice bespaart u ongelooflijk veel tijd en geld, werkt u desgewenst volledig locatieonafhankelijk en kunt u zich concentreren op de echt belangrijke zaken.

Wat u nodig hebt:
Procedurele documentatie volgens de GoBD


Voorbeeld van proceduredocumentatie voor vervangend scannen, gepubliceerd door de Duitse federale kamer van belastingconsulenten (BStBK) in samenwerking met de Duitse vereniging van belastingconsulenten (DStV). (DStV)

Voorbeeld van proceduredocumentatie voor vervangend scannen, gepubliceerd door de Duitse federale kamer van belastingconsulenten (BStBK) in samenwerking met de Duitse vereniging van belastingconsulenten (DStV). (DStV)

Voorbeeld van proceduredocumentatie voor vervangend scannen, gepubliceerd door de Duitse federale kamer van belastingconsulenten (BStBK) in samenwerking met de Duitse vereniging van belastingconsulenten (DStV). (DStV)

Wat zegt de proceduredocumentatie?

Dat alles volgens plan verloopt
Met behulp van proceduredocumentatie kunnen bedrijven aantonen dat hun IT-ondersteunde boekhouding en de opslag van gegevens en documenten voldoen aan de in de GoBD gedefinieerde beginselen van regelmatigheid.

Daartoe wordt in detail beschreven hoe bonnen en documenten worden geregistreerd, ontvangen, gedigitaliseerd, verwerkt, afgegeven en opgeslagen. De belastingplichtige gebruiker van de gebruikte IT-oplossing, of de ondernemer zelf, is verantwoordelijk voor het opstellen van de proceduredocumentatie.

Dat u op verzoek elk document kunt verstrekken
Het doel is om boekhoudkundige en archiveringsbescheiden in de onderneming binnen een redelijke tijd begrijpelijk en controleerbaar te maken voor een deskundige, bijvoorbeeld in het kader van een accountantscontrole.

Waarmee moet bij proceduredocumentatie rekening worden gehouden?

Voor elk IT-systeem moet duidelijk gestructureerde proceduredocumentatie beschikbaar zijn. De inhoud, structuur en resultaten van het IT-proces moeten volledig en overtuigend duidelijk zijn.

Om de traceerbaarheid te verifiëren is uitgebreide en actuele proceduredocumentatie vereist, waarin alle systeem- en technologische veranderingen inhoudelijk en in de tijd zonder hiaten worden gedocumenteerd.

Een proceduredocumentatie beschrijft het beoogde organisatorische en technische proces. Van de oorsprong van de informatie tot de indexering, de verwerking en de opslag, alsmede het ondubbelzinnig terugvinden van de informatie.

De proceduredocumentatie moet ook laten zien hoe elektronische documenten worden vastgelegd, verwerkt, uitgegeven en opgeslagen.

Een beschrijving van de gegevensbackupprocedure, die in PaperOffice is geïntegreerd in geval van een lokale databasetoepassing, is ook een belangrijk onderdeel van een proceduredocumentatie.

De oplossing:
GOBD-conforme PaperOffice voor documentopslag


PaperOffice voldoet aan GOBD door certificering en testen van alle software eisen door te voldoen aan alle vereiste normen.

PaperOffice voldoet aan GOBD door certificering en testen van alle software eisen door te voldoen aan alle vereiste normen.

PRINCIPE VAN TRACEERBAARHEID EN VERIFIEERBAARHEID (GOBD HOOFDSTUK 3.1)

Volgens de GoBD is de belastingbetaler verplicht ervoor te zorgen dat het IT-systeem beveiligd is tegen verlies (bijv. onvindbaarheid) en beschermd is tegen ongeoorloofde invoer en wijzigingen.

BEGINSELEN VAN WAARHEID, DUIDELIJKHEID EN VOORTDURENDE REGISTRATIE MET DE INDIVIDUELE SUBJECTEN (GOBD HOOFDSTUK 3.2)

Voor DMS-servercomponenten gelden in het algemeen dezelfde beveiligingseisen als voor andere IT-componenten. Relevante onderwerpen zijn bewaking en gegevensbeveiliging.

VOLLEDIGHEID (GOBD HOOFDSTUK 3.2.1)

In beginsel moet elk document dat moet worden bewaard, afzonderlijk en met al zijn onderdelen worden geregistreerd (volledigheid en volledigheid van leemten).

JUISTHEID (GOBD HOOFDSTUK 3.2.2)

Volgens het correctheidsbeginsel moet het DMS ervoor zorgen dat de te archiveren documenten en gegevens de vereiste mate van overeenstemming hebben met het origineel (wat betreft beeld of inhoud).

ORDELIJKHEID (GOBD HOOFDSTUK 3.2.4)

Aan de beginselen van ordelijke archivering bij gebruik van een DMS wordt geacht consequent te zijn voldaan indien de naleving van de ordelijkheidscriteria gedurende de gehele bewaartermijn kan worden gewaarborgd.

ONVERANDERLIJKHEID (GOBD HOOFDSTUK 3.2.5)

De GoBD vereist dat de gebruikte gegevensverwerkingsprocedure zodanig moet zijn ontworpen dat alle informatie die de verwerkingsprocedure is binnengekomen, niet meer kan worden onderdrukt of overschreven, gewist, gewijzigd of vervalst zonder te worden geïdentificeerd (GoBD hoofdstuk 3.1; 58-60).

PaperOffice is gecertificeerd en voldoet aan alle GOBD eisen


Vaak gestelde vragen


Wie helpt met procesdocumentatie?

Als u absoluut vertrouwen heeft in uw eigen processen, kunt u waarschijnlijk zonder een belastingadviseur. Wij raden echter aan om vooraf of ten minste eenmaal tijdens het opstellen van de procesdocumentatie hulp in te schakelen van een belastingadviseur.
Uit eigen ervaring is het altijd raadzaam en nuttig om openlijk met de controlerende instantie te spreken, want ondanks alle specificaties en normen is het uiteindelijk de controlerende instantie die beslist.

Wie keurt de procesdocumentatie goed?

Pas op voor het op de markt brengen van halve kennis: Certificaten van welke aard dan ook en van welke verstrekker dan ook worden door de belastingdienst niet geaccepteerd! In geval van nood, is het enige dat telt de presentatie van de procedurele documentatie volgens GoBD en of alles echt past wordt beslist door de controlerende instantie, bijvoorbeeld uw belastingcontroleurs of belastingkantoor.

Waarom is niet alleen PaperOffice voldoende?

Kort en bondig uitgelegd: Als u bijvoorbeeld een factuur in PaperOffice op een juridisch veilige en controlebestendige manier hebt gearchiveerd, kan de factuur toch zijn gemanipuleerd of gewijzigd VOORDAT deze werd gescand.
U bewaart dan wel op een controlebestendige manier, maar het totale proces zelf is niet controlebestendig en voldoet dus niet aan de GoBD.

Kan ik originele documenten weggooien?

Documenten met juridische relevantie, bijvoorbeeld contracten, moeten nog steeds in het origineel worden bewaard. Om het kort samen te vatten: De belastingdienst accepteert elektronische documenten, maar de rechtbank accepteert alleen originelen in geval van een geschil. Dat komt omdat een handtekening alleen op originele documenten op echtheid kan worden gecontroleerd. Wij raden u aan nooit originelen weg te gooien.

Waarom kan ik PaperOffice-documenten verwijderen?

Nogmaals, er is de procesdocumentatie. Omdat het technisch onmogelijk is om het verwijderen volledig uit te sluiten zolang de gegevens bij u zijn opgeslagen. Uiteindelijk kunt u het record zelf direct uit de database verwijderen. Of de harde schijf verwijderen. Of de server weggooien. Of het gebouw opblazen.

Hoe vind ik technische DMS aanbevelingen?

Bitkom heeft een GOBD checklist ontwikkeld met betrekking tot document management systemen volgens de laatste GOBD versie van 11/28/2019, die u hier kunt vinden

Aan de veilige juridische kant dankzij PaperOffice


PROGRAMMA SCREENSHOTS


Programma-interface
AI-gebaseerde documentherkenning
Geavanceerd zoeken en filters

VIDEOS


Invoer van documenten volgens de wettelijke voorschriften
Programma-interface
Automatisering door middel van documentsjablonen en opslagmaskers
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden
PaperOffice Referenzkunden

* Gebruik van PaperOffice®, PaperOffice® API, PaperOffice® Online API of PaperOffice® componenten in software van derden

PaperOffice is een professioneel product / oplossing / ecosysteem, dat primair gericht is op commerciële gebruikers met meer dan 3 tot 80 werkplekken.
PaperOffice kan ook zonder problemen privé en met minder werkplekken worden gebruikt als het overeenkomt met uw prijs-prestatieverhouding. Om PaperOffice op meer dan 80 werkstations te gebruiken, moet PaperOffice CUSTOM worden gebruikt. We raden, vooral voor professioneel gebruik, aan om PaperOffice PLUS te allen tijde actief te houden, wat gepaard gaat met extra kosten. Door invloeden van buitenaf, zoals Windows updates, updates van andere geïnstalleerde software, welke systeemcomponenten veranderen, etc., zonder actieve PaperOffice PLUS, wordt geen garantie gegeven op een perfecte werking. Elke PaperOffice-licentie omvat PaperOffice PLUS voor 6 maanden, deze wordt niet automatisch verlengd door PaperOffice en kan optioneel worden geboekt nadat deze is verlopen. Alle licenties die in de PaperOffice-onlineshop zijn gekocht, hebben een herroepingsrecht van 30 dagen, d.w.z. u kunt de aankoop op elk moment annuleren zolang er geen betaling heeft plaatsgevonden en de licentie dus is geactiveerd en er nog geen gebruik is gemaakt van de diensten. Tijdsquota voor advies, presentatie en ondersteuning zonder actieve PaperOffice PLUS zijn beperkt in de tijd en worden door het PaperOffice-team individueel en op basis van ervaring bepaald.
PaperOffice levert online licentiebestellingen zonder risico zonder vooruitbetaling op open rekening en brengt geen btw in rekening.
© Copyright 2002-2021 PaperOffice Limited Europe, All rights reserved
PaperOffice®, PaperOffice Paperless Office®, PaperOffice Digital Office® and the PaperOffice logo are registered trademarks of PaperOffice Limited Europe in Europe and/or other countries